Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn gegevens?
Dit is de privacyverklaring van Swapfiets, specifiek voor de website https://jobs.swapfiets.com (hierna “onze website”).
SwapServices B.V. (hierna “Swapfiets”) is gevestigd aan Molukkenstraat 200, 1098 TW Amsterdam, Nederland. We zijn aangesloten bij Pon Holdings B.V. en maken deel uit van de Pon Group. Swapfiets is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij geven hoge prioriteit aan de zorgvuldige omgang met jouw gegevens.
Het Pon-bedrijf waar je solliciteert, zal, voor de doeleinden van jouw sollicitatie, toegang hebben tot jouw gegevens en zal deze gegevens als gegevensbeheerder verwerken.
Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gegevens die Swapfiets van jou verzamelt en verwerkt wanneer je onze website bezoekt en solliciteert op een van onze vacatures.
Welke gegevens verzamelt en verwerkt Swapfiets tijdens mijn sollicitatie?
Wanneer je solliciteert op een van onze vacatures, verzamelen wij persoonsgegevens van jou om te beoordelen of je onze nieuwe medewerker kunt worden. Wij verwerken de volgende gegevens over jou:
Naam, adres, e-mail en andere contactinformatie;
Curriculum Vitae (CV) en motivatiebrief, informatie over je opleiding, stages en werkervaring, geslacht, en andere informatie die je vrijwillig aan ons verstrekt, zoals hobby's en burgerlijke staat;
Foto's en video's die je met jouw sollicitatie meestuurt;
Resultaten van tests en beoordelingen die met Swapfiets worden gedeeld na jouw toestemming;
Gegevens die nodig zijn om je een salarisonderzoek te doen, die we (als je bij ons komt werken) invoeren in onze HR-systemen; dit omvat salarisberekening, identiteitsbewijs, bankrekeningnummer en informatie over je partner/kinderen (indien aanwezig) in verband met pensioen;
Hoe ver je bent gekomen in het sollicitatieproces en reden voor acceptatie of afwijzing.
Waarom verzamelen wij jouw gegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de uitgangspunten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij doen dit voor de volgende doeleinden:
Om jouw sollicitatie af te handelen en persoonlijk met je te communiceren en, indien je hiervoor kiest, om je vacaturewaarschuwingen te sturen (grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming);
Voor werving- en selectiedoeleinden, inclusief inspanningen om diversiteit te bevorderen, en het beheer van onze wervingsdatabase (grondslag: gerechtvaardigd belang);
Indien van toepassing, om bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) te verifiëren of je tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten behoort (grondslag: wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang);
Indien aangenomen, voor de doeleinden van het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst met jou (grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou);
Het aggregeren en/of anonimiseren van persoonsgegevens om andere gegevens voor ons gebruik te genereren (grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming);
Het uitvoeren van statistische analyse op geaggregeerde gegevens en het delen van de resultaten binnen Swapfiets om ons sollicitatieproces te verbeteren en hierover te rapporteren (grondslag: gerechtvaardigd belang);
Om onze wettelijke verantwoordelijkheden na te komen (grondslag: wettelijke verplichting);
Indien de aard van de functie dit vereist, het uitvoeren van een social media onderzoek, screening of beoordeling. Indien jouw functie speciale medische eisen stelt, kunnen onderzoeken worden uitgevoerd door een arts of de bedrijfsarts. Swapfiets krijgt toegang tot het type medisch onderzoek en de resultaten hiervan (grondslag: gerechtvaardigd belang);
Het nakomen van onze wettelijke verantwoordelijkheden, het oplossen van geschillen en het handhaven van onze overeenkomsten (grondslag: gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting).
Onze gerechtvaardigde belangen omvatten, maar zijn niet beperkt tot: marketing, reclame, beveiliging, criminaliteits- en incidentpreventie, IT-beheer, onderzoek en analyse van onze eigen producten en diensten, bedrijfsbeheer, juridische zaken, interne administratie. Indien je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken; stuur hiervoor jouw verzoek naar hr@swapfiets.nl.
Hoe lang worden mijn gegevens door Swapfiets bewaard?
Jouw sollicitatiegegevens worden door ons bewaard voor een periode van 30 dagen na het einde van de sollicitatieprocedure. Indien je toestemming hebt gegeven, worden jouw gegevens voor een periode van één jaar na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Dit stelt ons in staat je op de hoogte te houden van nieuwe vacatures, je uit te nodigen voor wervingsactiviteiten, etc. Zodra je bent aangenomen en bij Swapfiets komt werken, worden jouw gegevens opgenomen in jouw personeelsdossier en verwerkt in overeenstemming met het privacybeleid voor onze medewerkers.
Worden mijn gegevens verkocht of gedeeld met andere bedrijven?
Bedrijven die ons assisteren bij het vinden van nieuw personeel krijgen toegang tot gegevens die nodig zijn om activiteiten namens Swapfiets uit te voeren. Swapfiets vereist dat deze bedrijven jouw persoonsgegevens zorgvuldig verwerken en beschermen. Hiervoor sluiten we overeenkomsten met deze bedrijven.
Swapfiets kan jouw persoonsgegevens ook delen met externe partijen om bepaalde activiteiten namens Swapfiets uit te voeren en om diensten te faciliteren die zij ons aanbieden. Dit kunnen leveranciers zijn van diensten zoals webhosting, data-analyse, betalingsverwerking, orderverwerking, informatietechnologie en gerelateerde infrastructuurvoorzieningen zoals het beheer van onze wervingsdatabase, klantenservice, e-mail, audits en andere diensten. Swapfiets vereist dat deze externe partijen jouw persoonsgegevens zorgvuldig verwerken en beschermen.
Jouw persoonsgegevens zijn ook zichtbaar voor andere bedrijven binnen de Swapfiets groep indien:
Je besluit jouw gegevens na het selectieproces te verlengen en daarna solliciteert naar een baan bij een ander Swapfiets bedrijf. Dat andere bedrijf zal dan zien dat je in het verleden bij het eerste bedrijf hebt gesolliciteerd;
Je solliciteert naar twee verschillende functies bij twee verschillende Swapfiets bedrijven;
Je solliciteert bij dezelfde recruiter. Recruiters kunnen bij verschillende Swapfiets bedrijven werkzaam zijn. Recruiters kunnen alle sollicitaties zien van de bedrijven waarvoor ze werken;
De recruiter, in overleg en met toestemming, jouw CV deelt met een ander Swapfiets bedrijf.
Hoe worden mijn gegevens beveiligd?
Swapfiets zal geschikte technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren om verlies of onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens te voorkomen. Dit kan in de vorm zijn van veilige registratieformulieren, gegevensversleuteling en beperking van toegang tot jouw persoonsgegevens.
Bepaalde landen bieden geen adequaat beschermingsniveau voor persoonsgegevens. Je kunt er echter van verzekerd zijn dat Swapfiets passende beveiligingsmaatregelen zal implementeren met betrekking tot de vertrouwelijkheid en bescherming van jouw gegevens. Voor overdracht naar landen buiten de EER die volgens de Europese Commissie geen adequaat niveau van gegevensbescherming bieden, hebben we voldoende maatregelen geïmplementeerd, zoals contractuele overeenkomsten goedgekeurd door de Europese Commissie met derden. Om een kopie van deze maatregelen aan te vragen, neem contact met ons op via hr@swapfiets.nl.
Wat zijn mijn rechten?
Je hebt een aantal specifieke rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Zo kun je (binnen de wettelijke beperkingen) te allen tijde verzoeken om toegang tot, correctie, aanvulling, beperking, overdraagbaarheid en/of verwijdering van de gegevens die Swapfiets over je verwerkt. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw gegevens. Om dit te doen, neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar hr@swapfiets.nl. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in jouw land of regio of in het land of de regio waar de vermeende schending van privacyregels heeft plaatsgevonden.
Wie kan ik contacteren met vragen over de Swapfiets privacyverklaring?
Als er iets onduidelijk is of als je meer wilt weten, neem dan contact met ons op via e-mail naar hr@swapfiets.nl. Wij helpen je graag. We hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming. De Functionaris voor Gegevensbescherming is te bereiken via security@pon.com.
Wordt deze privacyverklaring ooit gewijzigd?
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd indien nieuwe ontwikkelingen of nieuwe wetgeving dit vereisen. De huidige versie van de privacyverklaring is altijd degene die op onze website te vinden is. We geven altijd de datum aan waarop de meest recente versie van de privacyverklaring op onze website is gepubliceerd. Om jezelf op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen, bezoek deze pagina regelmatig en controleer deze datum.
Juni 2024